e-community: Gerencia del Conocimiento

“Comunidades de Conocimiento y Gerencia del Conocimiento
Aplicado a la Empresa en Procesos de Gestión e Innovación”

Gerencia del conocimiento

• Objetivos
• Actividades
• Principios

“Arte de crear valor a partir de los activos intangibles de una organización”

La gerencia del conocimiento contempla el conjunto de procesos y sistemas que permiten que el capital intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades para resolución de problemas de forma eficiente, y así generar ventajas competitivas. Es una nueva lógica, una práctica organizacional emergente sustentada en las TIC’s.
El conocimiento colocado y distribuido en las redes, en la red, debe ser gerenciado, es decir, capturado, transferido, preservado, amplificado, almacenado y distribuido; el conocimiento en la red tiene propiedades replicantes, puesto que es replicable, aprende del entorno, incorpora nuevas propiedades y es mutable (Caballero 2008).
La gerencia del conocimineto "es administrar los flujos de información para dar la información correcta a la gente que la necesita, de tal manera que pueda usarla rápidamente que la necesitan. Comienza con los objetivos y procesos del negocio y con el reconocimiento de la necesidad de compertir información" (Bill Gates, 1999). Es un enfoque sistemático para encontrar y utilizar las mejores prácticas con el propósito de que las personas puedan obtener en el momento adecuado la información que requieren para actuar con mayor eficacia y eficiencia (O`Dell 2000). Consiste en administrar el conocimiento disponible en función de objetivos propuestos, para resolver problemas y satisfacer necesidades de manera efectiva y eficiente, explorar y explotar recursos de conocimiento y lograr nuevas oportunidades, ventajas competitivas y mayor rentabilidad, en síntesis: generar valor para la organización, para sus integrantes, para el desarrollo.
La gerencia del conocimiento implica la identificación y análisis del conocimiento disponible y del requerido, la planeación y control de acciones para desarrollar activos de conocimiento para alcanzar los objetivos organizacionales (Macintosh 1997).
En términos organizacionales la gerencia del conocimiento es una función estratégica que debe determinar la estructura del sistema comunicacional, su adecuación y pertinencia, para lograr condiciones óptimas para intercambio y aprovechamiento y generación de conocimiento. Como estrategia, la gerencia del conocimiento considera la sinergia entre lo tecnológico y lo humano, entre datos, información, sistemas de información, y la capacidad creativa y innovadora, basada en la distinción entre el “old Word of business” y el “new Word or busines” (Malhotra 1997).

Los objetivos primordiales de la gerencia del conocimiento son:
Formular estrategias de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y aplicación del conocimiento.
Implementar estrategias orientadas al conocimiento buscando el apoyo de los estamentos influyentes de la empresa u organización.
Promover el mejoramiento continuo de los procesos del negocio, enfatizando la generación y utilización del conocimiento
Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.
Las organizaciones del futuro son “organizaciones inteligentes”, “organizaciones que aprenden”, y en consecuencia requieren conocimiento como capital. Deben crear sinergia entre las fuentes de ese conocimiento (archivos físicos y virtuales, personal empleado, directivos, asesores), acumular, renovar, actualizar, compartir y ejercer el conocimiento: innovar.
Las transformaciones socio-culturales inducidas por las TIC’s son el origen de estas necesidades, y parte sustancial de la satisfacción de estas mismas necesidades esta en prácticas e-mergentes y las TIC’s, Estas herramientas sirven para digitalizar y hacer accesible el conocimiento recogido, permiten un tratamiento versátil del conocimiento, que enlazan con los documentos asociados. Permiten la difusión y rápido acceso al conocimiento. El valor del conocimiento aumenta únicamente si es accesible a la organización, sin esta condición, el conocimiento no podría convertirse en una ventaja competitiva.
Se trata de tener una idea clara de todo el patrimonio intelectual que se almacena en la organización y de ubicarlo de forma que el acceso sea rápido, lo importante es saber dónde se encuentra, para qué sirve y cómo utilizarlo.
Para ello los conocimientos deben cumplir las siguientes cualidades:
· Relevancia
· Accesibilidad
· Fiabilidad
· Actualidad

Actividades de la Gerencia del Conocimiento:
Divulgación del conocimiento para que pueda ser utilizado por todos los integrantes de la organización en sus tareas diarias.
Mantener el conocimiento disponible donde sea más útil para la toma de decisiones y donde lo requieran los procesos.
Facilitar la generación de nuevos conocimientos relevantes para la organización.
Apoyar la adquisición de nuevos conocimientos.
Asegurar que todo miembro de la organización tenga acceso oportuno al conocimiento en la misma.

Principios de la Gerencia del Conocimiento
El profesor Thomas H. Davenport, de la Universidad de Texas(4), enfoca la gerencia del conocimiento desde un punto de vista pragmático al describir diez principios generales para el gerenciamiento del conocimiento, los cuales, una vez comprendidos por una organización, pueden servir de base para generar estrategias y tácticas detalladas. Los diez principios expuestos por Davenport son:
1. Gerenciar el conocimiento es costoso: el conocimiento es un activo, pero su administración efectiva requiere inversiones en otros activos:
· Captura del conocimiento, por ejemplo: creación de documentos y transferencia de documentos a un sistema computarizado.
· Adicionar valor al conocimiento mediante edición, compactación, empaquetamiento, etc.
· Desarrollar formas de categorización del conocimiento y categorizar nuevas contribuciones de conocimiento.
· Desarrollar infraestructura y aplicaciones de tecnología de información para la distribución del conocimiento.
· Educar a los empleados en la creación, uso y formas de compartir el conocimiento.
2. La gerencia efectiva del conocimiento requiere soluciones híbridas de gente y tecnología: las organizaciones que desean una efectiva gerencia de su conocimiento, requieren una alta dosis de esfuerzo humano. Los computadores y los sistemas de comunicación, son para capturar, transformar y distribuir el conocimiento altamente estructurado que cambia rápidamente; además, se están haciendo cada vez más útiles para las mismas tareas sobre conocimiento menos estructurados, tal como texto e imágenes. Pero, para entender el conocimiento, interpretarlo en un contexto amplio, combinarlo con otros tipos de información, o sintetizar varias formas no estructuradas de conocimiento, los humanos son mejor opción. Se requiere construir ambientes de gerencia de conocimiento "híbridos" en los que se utilice tanto a personas como a computadores de manera complementaria.
3. La gerencia del conocimiento esta relacionada con poder: "el conocimiento es poder". Un gerente del conocimiento debe reconocer y cultivar el conocimiento, lograr el uso y la valoración del conocimiento, hacer negocios entre quienes tienen el conocimiento y quienes lo utilizan, cultivar la opinión de líderes, moldear la manera como se gobierna el conocimiento para su mejor utilización en la organización.
4. La gerencia del conocimiento requiere gerentes del conocimiento: algún grupo en la empresa debe tener la responsabilidad de gerenciar el conocimiento. Dentro de las tareas que ese grupo puede llevar a cabo está el recolectar y categorizar el conocimiento, establecer una infraestructura orientada al conocimiento y monitorear el uso del conocimiento.
5. La gerencia del conocimiento brinda más beneficios a partir de "mapas" que a partir de modelos: hay varios modelos de gestión de conocimiento pre-establecidos; sin embargo, en la gerencia del conocimiento ha dado mejores resultados dejar que el "mercado" del conocimiento actúe, mediante sencillamente proveer y ubicar el conocimiento que sus clientes parecen querer. La dispersión del conocimiento tal como se describe en un mapa puede ser ilógica, pero es más útil para un usuario que un modelo hipotético. La ubicación del conocimiento organizacional es la actividad individual que probablemente más influye en que haya mayor acceso al mismo.
6. Compartir y utilizar conocimiento con frecuencia son acciones no naturales: es preciso crear una cultura de “compartir” el conocimiento, un gerente del conocimiento consciente de este principio, no debe dar por hecho que el conocimiento se comparta sin suficiente motivación.
7. La gerencia del conocimiento significa mejorar los procesos del negocio que se basan en conocimiento: Es importante direccionar y mejorar el proceso genérico de la gerencia del conocimiento; pero generalmente, el conocimiento es generado, utilizado y compartido en unos pocos procesos específicos del negocio. Los procesos varían pero incluyen investigación de mercado, diseño y desarrollo de productos, configuración de órdenes y precios. Si se reconoce que deben hacerse mejoras en la gerencia del conocimiento, también en los procesos clave del negocio.
El acceso al conocimiento es sólo el principio: el acceso al conocimiento es importante, pero la gerencia exitosa del conocimiento requiere además atención y compromiso. Para que los consumidores o clientes del conocimiento presten atención al conocimiento, deben ser más que receptores pasivos, hay que involucrarlos.
La gerencia del conocimiento no termina: las categorías del conocimiento requerido siempre están cambiando. Nuevas tecnologías, enfoques administrativos, asuntos de regulación, inquietudes de los clientes, siempre están apareciendo. Las compañías cambian sus estrategias, estructuras organizacionales, productos y enfatizan el servicio. Los nuevos gerentes y profesionales tienen nuevas necesidades de conocimiento.
La gerencia del conocimiento requiere un contrato de conocimiento: en la mayoría de las organizaciones no está claro quién es el dueño o quién tiene el derecho de uso del conocimiento. ¿Es comprado o alquilado?; ¿el conocimiento en la cabeza del empleado es propiedad del empleador?; ¿y el conocimiento almacenado en archivadores o computadoras?; ¿y el conocimiento de los consultores, mientras están prestando el servicio?; pocas firmas tienen políticas sobre estos aspectos. (7)
De estos principios se entiende que la gerencia del conocimiento es costosa, implica inversión en TIC’s, en sistemas de administración y distribución y en personal calificado. Pero es rentable, las organizaciones están tomando conciencia de la importancia de gerenciar el conocimiento, como inversión.
En el campo empresarial, ciertas empresas como Unión Fenosa, Systematic, Carlo Bro, K3 Technologies LLC, entre otras, desarrollan e implementan programas de gestión del conocimiento y medición del capital intelectual.
En Latinoamérica la Empresa Cognosoft, especialista en Sistemas de Gestión del Conocimiento, ofrece una completa Plataforma de software llamada Scriba, la cual posee módulos que cubren: Gestión de Cartera de Clientes, Proveedores, Aliados; Administración de Contactos, Gestión Comercial, Trabajo Colaborativo, Coodinación de trabajo en terreno, Gestión de Relaciones Públicas, Gestión de Cobranzas, Gestión de Litigios, Gestión de Servicios, Gestión de Marketing, Gestión de la Calidad, Administración del correo electrónico corporativo, Gestión Documental, Planificación y Control de Proyectos, Diseño y Control de Procesos de Negocio, Monitoreo de Procesos Productivos, Centro de Contato con el Cliente y Gestión Analítica del Conocimiento.
La gestión del conocimiento ha despertado un gran interés tanto en el mundo académico como empresarial.